Die Karten sind gestaltet, die Texte stehen, die Umschläge liegen bereit. Und dann sitzt ihr vor dem Stapel und merkt: Moment, wie adressiert man das eigentlich richtig? Schreibt man „Familie Müller“ oder jeden einzeln? Duzt man den Chef? Und was, wenn der beste Freund gerade umgezogen ist und die neue Adresse noch nicht da ist? Der Versand der Hochzeitspost klingt nach dem einfachsten Teil der Planung, hat aber ein paar Stolperfallen, die sich leicht vermeiden lassen.

Die richtige Anrede auf dem Umschlag

Die Anrede auf dem Umschlag ist das Erste, was eure Gäste sehen. Und ja, die Leute achten darauf. Es gibt verschiedene Varianten, und welche ihr wählt, hängt davon ab, wen ihr einladet und wie formell eure Hochzeit ist.

Wenn ihr ein Paar einladet, das verheiratet ist und denselben Nachnamen trägt, schreibt ihr „Herrn und Frau Martin Schmidt“ oder, etwas moderner, „Anna und Martin Schmidt“. Wenn beide unterschiedliche Nachnamen haben, schreibt beide vollständig: „Anna Meier und Martin Schmidt“. Für unverheiratete Paare gilt dasselbe.

Familien mit Kindern adressiert ihr als „Familie Schmidt“. Wenn die Kinder schon erwachsen sind und einen eigenen Haushalt haben, bekommen sie eine eigene Einladung. Das ist nicht nur eine Frage der Etikette, sondern auch der Wertschätzung. Ein erwachsener Mensch, der über die Einladung seiner Eltern miteingeladen wird, fühlt sich schnell wie ein Anhängsel.

Bei älteren Verwandten oder dem Chef empfiehlt sich die förmliche Variante: „Herrn Dr. Klaus Weber und Frau Sabine Weber“. In der heutigen Post-Etikette kann man das lockerer handhaben, aber wenn ihr wisst, dass jemand Wert auf Titel legt, respektiert das. Es kostet euch nichts, und der andere freut sich.

Adressen sammeln, ohne den Überblick zu verlieren

Klingt banal, ist es aber nicht. Bei fünfzig, siebzig oder hundert Gästen habt ihr schnell eine Liste, die unübersichtlich wird. Manche Adressen sind veraltet, manche Gäste leben in einer WG und haben einen anderen Namen auf dem Klingelschild, und von manchen habt ihr schlicht keine Ahnung, wo sie wohnen.

Fangt früh an, Adressen zu sammeln. Am besten, sobald die Gästeliste grob steht. Legt eine Tabelle an, digital, nicht auf Papier, und tragt dort nicht nur die Adresse ein, sondern auch den Status: Einladung verschickt, Zusage erhalten, Absage erhalten, Geschenk bekommen, Dankeskarte verschickt. Diese Liste begleitet euch durch die gesamte Hochzeitsplanung und spart euch hinterher viel Sucherei.

Wenn ihr Adressen abfragt, macht es euren Gästen leicht. Eine kurze Nachricht, in der ihr um die aktuelle Adresse bittet, reicht. Wer eine Hochzeitswebsite hat, kann dort ein Formular einbauen, in dem Gäste ihre Daten selbst eintragen. Das spart Rückfragen.

Adressaufkleber: Praktisch und schöner als man denkt

Hand aufs Herz: Achtzig Umschläge von Hand zu beschriften, ist Arbeit. Und spätestens beim dreißigsten Umschlag wird die Schrift ungleichmäßig, die Hand verkrampft, und es schleichen sich Fehler ein. Ein falscher Buchstabe im Namen, und die Karte muss neu.

Personalisierte Adressaufkleber sind eine Lösung, die viele Paare anfangs für überflüssig halten, aber hinterher nicht mehr missen möchten. Sie sehen einheitlich und professionell aus, lassen sich im Stil der restlichen Papeterie gestalten und sparen eine Menge Zeit. Ihr druckt die Gästeadressen einfach auf die Aufkleber und klebt sie auf den Umschlag. Das dauert einen Bruchteil der Zeit, die ihr für Handschrift bräuchtet, und das Ergebnis ist sauber.

Für den Absender empfiehlt sich ebenfalls ein Aufkleber oder Stempel. So erkennen eure Gäste sofort, von wem die Post kommt, und die Karte fällt nicht zwischen Rechnungen und Wurfsendungen unter den Tisch.

Das richtige Porto

Ein Punkt, den erstaunlich viele Paare vergessen oder unterschätzen. Hochzeitseinladungen sind oft schwerer und dicker als ein normaler Brief. Ein Umschlag mit Einladung, Antwortkarte, Infoblatt und vielleicht noch einem kleinen Beileger kommt schnell über 20 Gramm, und dann reicht das Standardporto nicht mehr.

Wiegt einen fertig gepackten Umschlag, bevor ihr die Briefmarken kauft. Geht im Zweifel zur Post und lasst ihn dort wiegen. Das kostet nichts und bewahrt euch davor, dass dreißig Einladungen wegen Nachporto beim Empfänger landen. Das wäre nicht nur peinlich, sondern auch ein schlechter erster Eindruck.

Falls eure Einladung ein ungewöhnliches Format hat, quadratisch oder größer als DIN lang, kostet das bei der Post extra. Auch das vorher klären.

Wann verschickt ihr was?

Die zeitliche Abfolge der Hochzeitspost sieht im Normalfall so aus: Zuerst die Save-the-Date-Karten, sechs bis zwölf Monate vor der Hochzeit. Dann die Einladungen, drei bis sechs Monate vorher. Und nach der Hochzeit die Dankeskarten, innerhalb von vier bis acht Wochen.

Verschickt alle Einladungen am selben Tag. Das hatten wir schon beim Thema Save the Date, und es gilt hier genauso. Wenn manche Gäste ihre Einladung Wochen vor anderen bekommen, spricht sich das herum.

Denkt auch an die Laufzeit der Post. Innerhalb Deutschlands sind ein bis zwei Werktage üblich, ins europäische Ausland kann es eine Woche dauern, in andere Länder länger. Wenn ihr Gäste im Ausland habt, verschickt deren Einladungen ein paar Tage früher, damit alle ungefähr gleichzeitig ankommen.

Rückmeldungen einsammeln

Setzt auf der Einladung eine klare Frist für die Rückmeldung, und macht es euren Gästen so einfach wie möglich. Eine beiliegende Antwortkarte mit frankiertem Rückumschlag ist die komfortabelste Variante. Alternativ funktioniert eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder ein Formular auf eurer Hochzeitswebsite.

Rechnet damit, dass trotz klarer Frist nicht alle pünktlich antworten. Manche vergessen es, manche brauchen länger für ihre Planung, manche denken, mündlich Bescheid zu sagen reicht. Ein freundlicher Reminder eine Woche nach Fristablauf ist völlig in Ordnung. Schreibt kurz: „Wir planen gerade die Details und würden uns freuen, wenn ihr uns noch Bescheid gebt.“ Das reicht.

Letzte Kontrolle vor dem Versand

Bevor der Stapel zum Briefkasten geht, nehmt euch zehn Minuten und prüft alles nochmal. Stimmen die Namen? Stimmen die Adressen? Ist in jedem Umschlag alles drin, was reingehört? Sind die Briefmarken richtig? Es gibt wenig Ärgerlicheres als eine Einladung, die zurückkommt, weil die Hausnummer fehlt. Lasst am besten jemand anderen nochmal drüberschauen, vier Augen sehen mehr als zwei. Und dann ab damit. Der Stapel Hochzeitspost in den Briefkasten zu werfen, ist einer dieser Momente, in denen die Hochzeit plötzlich sehr real wird.